Sắp ký hợp đồng làm website? 8 điều nên thống nhất trước khi đặt bút: phạm vi, vòng sửa, tên miền đứng tên ai, bàn giao, bảo hành, chi phí năm sau.
Trả lời ngắn
Trước khi ký hợp đồng làm website, hai bên nên thống nhất bằng văn bản tám điều: phạm vi gồm bao nhiêu trang và bao nhiêu vòng sửa, ai cung cấp nội dung và ảnh, tên miền cùng hosting đứng tên ai, bàn giao gồm những gì, bảo hành bao lâu và phân biệt lỗi với yêu cầu mới ra sao, chi phí duy trì từ năm thứ hai, cam kết tốc độ và hiển thị trên điện thoại có đo được không, và chuyện gì xảy ra nếu dừng giữa chừng.
Bài này không phải tư vấn pháp lý. Đây là danh sách những chỗ hay gây hiểu nhầm giữa hai bên trong quá trình làm dự án, viết ra để bạn hỏi cho hết trước khi đặt bút. Điều khoản cụ thể trong hợp đồng của bạn nên nhờ người có chuyên môn pháp lý xem giúp.
Mục lục
Vì sao phần lớn tranh cãi không nằm ở giá
Khi một dự án website trục trặc, người ngoài hay đoán là do giá. Thực tế, hai bên thường đã đồng ý với nhau về con số ngay từ đầu; thứ chưa đồng ý là cái gì nằm trong con số đó.
Chủ doanh nghiệp hình dung "website giới thiệu công ty" gồm cả bộ nội dung được viết mới, ảnh được chụp, và sửa tới khi ưng. Bên làm hình dung đúng phần việc dựng giao diện và lập trình, còn nội dung là của khách. Cả hai đều không sai theo cách hiểu của mình, và không ai hỏi lại cho rõ vì câu chữ trên báo giá nghe rất xuôi tai.
Chúng tôi viết bài này với tư cách bên cũng nhận làm website, nên xin nói thẳng: tám điều dưới đây có lợi cho khách hàng nhiều hơn cho bên bán, và chúng tôi áp đúng danh sách này cho hợp đồng của mình — dự án mô tả rõ từ đầu thì chạy nhanh hơn và ít phải họp lại.
Bài không bàn tới mức giá và không so sánh giá giữa các đơn vị. Nếu bạn muốn hiểu cái gì làm nên chênh lệch giá, bài chi phí thiết kế website trọn gói mổ xẻ phần đó riêng.
1. Phạm vi: bao nhiêu trang, bao nhiêu vòng sửa
Phạm vi là chỗ sinh ra nhiều hiểu nhầm nhất, và cũng là chỗ dễ làm rõ nhất — chỉ cần đếm.
Đếm trang theo mẫu giao diện, không theo số bài. Một website tin tức có hàng trăm bài nhưng chỉ dùng chừng năm mẫu giao diện: trang chủ, trang danh mục, trang bài viết, trang giới thiệu, trang liên hệ. Ghi "5 mẫu giao diện" thì hai bên hiểu giống nhau; ghi "website 5 trang" thì đến lúc khách hỏi "sao trang dịch vụ con không có?" là bắt đầu lệch.
Định nghĩa một vòng sửa. Đây là chi tiết mà người trong nghề đều biết còn khách thì hiếm khi được nói cho hay: "3 vòng sửa" gần như vô nghĩa nếu không nói rõ một vòng là gì. Quy ước dễ hiểu nhất là: mỗi vòng, khách gửi một danh sách góp ý gộp lại, bên làm sửa hết danh sách đó rồi gửi lại. Mười tin nhắn rải rác trong ba ngày, mỗi tin một ý, không phải là một vòng — đó là ba vòng bị chia nhỏ, và nó ngốn thời gian gấp nhiều lần.
Chốt mốc duyệt giao diện có ghi ngày. Sửa màu, sửa chữ, đổi ảnh trước khi duyệt giao diện là việc bình thường. Đổi bố cục sau khi giao diện đã duyệt và đã lập trình xong là làm lại, không phải sửa. Hai bên nên nói trước điều này để khi nó xảy ra, không ai thấy bị bất ngờ.
Ghi cả phần không bao gồm. Danh sách "không bao gồm" thường hữu ích hơn danh sách "bao gồm", vì nó chạm đúng những thứ khách hay mặc định là có: viết bài, chụp ảnh sản phẩm, dịch sang ngôn ngữ thứ hai, đồng bộ với phần mềm bán hàng đang dùng, chạy quảng cáo, thiết kế logo.
2. Ai cung cấp nội dung và ảnh
Theo kinh nghiệm làm dự án của ê-kíp chúng tôi, dự án website chậm bàn giao vì thiếu nội dung nhiều hơn vì thiếu người lập trình. Giao diện dựng xong trong vài tuần rồi nằm chờ bộ ảnh sản phẩm và mấy trang giới thiệu suốt một tháng — đây là cảnh quen thuộc đến mức nên được ghi vào hợp đồng.
Ba câu cần trả lời:
- Ai viết chữ? Nếu khách viết, hợp đồng nên có một mốc "ngày chốt nội dung" riêng, tách khỏi mốc bàn giao. Nếu bên làm viết, cần nói rõ viết bao nhiêu trang, ai duyệt, sửa mấy lần.
- Ảnh lấy từ đâu? Ảnh kho miễn phí, ảnh mua bản quyền, hay chụp mới — ba thứ này khác nhau cả về chi phí lẫn thời gian, và cũng khác nhau về quyền sử dụng về sau. Nếu là ảnh chụp mới, nói luôn ai giữ file gốc.
- Chuyện gì xảy ra nếu mốc nội dung trượt? Cách thường thấy là lịch bàn giao dời tương ứng. Điều quan trọng không phải là cách nào công bằng hơn, mà là hai bên biết trước cách đó — vì nếu không nói, tới lúc trượt mốc, mỗi bên sẽ tự cho rằng bên kia phải gánh.
Nếu website của bạn cần làm nội dung theo hướng tìm kiếm ngay từ đầu, phần đó nên nằm trong phạm vi chứ không phải chữ "chuẩn SEO" đứng một mình; bài website chuẩn SEO là gì giải thích những gì thực sự nằm sau bốn chữ ấy.
3. Tên miền và hosting đứng tên ai
Đây là điều nhỏ nhất trong tám điều, và cũng là điều gây thiệt hại nhiều nhất khi bỏ sót.
Rủi ro không nằm ở chỗ ai bấm nút đăng ký, mà ở chỗ tên đơn vị nào được ghi là chủ thể đăng ký. Nhiều chủ doanh nghiệp chỉ phát hiện tên miền không đứng tên mình vào đúng lúc muốn đổi nhà cung cấp — tức là lúc quan hệ hai bên đã không còn thuận lợi để nhờ vả.
Việc cần làm trước khi ký gọn trong hai bước:
- Nếu tên miền đã có, tự tra chủ thể đăng ký. Với tên miền .vn, thông tin chủ thể tra được công khai tại cổng tracuutenmien.gov.vn — tự tra mất một phút và cho câu trả lời chắc chắn hơn hỏi miệng.
- Nếu tên miền chưa có, nói rõ trong hợp đồng rằng chủ thể đăng ký là doanh nghiệp của bạn, và bên làm web đứng vai kỹ thuật. Đăng ký hộ là bình thường và tiện; đăng ký hộ bằng tên của bên làm web mới là chỗ cần nói lại.
Với hosting, câu hỏi tương tự: tài khoản mở bằng email nào, bạn có đăng nhập được không, hay chỉ có một thư mục trong tài khoản chung của bên làm web. Cả hai cách đều chạy được, nhưng chúng dẫn tới hai kịch bản rất khác vào ngày bạn muốn chuyển đi.
4. Bàn giao gồm những gì
"Bàn giao website" là cụm từ nghe thì gọn mà trong thực tế gồm cả chục thứ rời nhau: tài khoản quản trị cao nhất, mã nguồn, bản sao lưu, tài khoản email theo tên miền, quyền sở hữu các tài khoản đo lường, bộ ảnh gốc, tài liệu hướng dẫn tự sửa nội dung.
Điều nên thống nhất trước khi ký chỉ là một câu: danh sách bàn giao được liệt kê trong hợp đồng hay để tới lúc đó mới tính. Liệt kê trước thì nghiệm thu là việc đối chiếu; không liệt kê thì nghiệm thu thành cuộc thương lượng.
Một chi tiết nghề đáng đưa vào buổi nghiệm thu: bản sao lưu chưa từng được thử khôi phục thì chưa tính là bản sao lưu. Bên làm web gửi một tệp nén và nói "đây là backup" là chuyện thường; thử giải nén và dựng lại trên một địa chỉ tạm để xem nó có chạy không lại hiếm khi được làm. Mất chừng một buổi, và đó là buổi đáng giá nhất trong cả dự án.
Chúng tôi tách riêng phần này thành bài quy trình bàn giao website với danh sách mười mục in ra dùng được — nếu bạn sắp ký, đọc trước danh sách đó rồi đính kèm luôn vào phụ lục hợp đồng là cách tiết kiệm thời gian nhất.
5. Bảo hành: phân biệt lỗi và yêu cầu mới
Gần như hợp đồng nào cũng có dòng bảo hành. Thứ hay thiếu là định nghĩa: cái gì tính là lỗi được bảo hành, cái gì là yêu cầu mới.
Ranh giới dùng được trong thực tế là so với bản mô tả đã duyệt. Nút bấm không chạy trên điện thoại trong khi bản duyệt có nút đó — là lỗi. Nút chạy đúng nhưng giờ bạn muốn nó mở ra một biểu mẫu khác — là yêu cầu mới. Nghe hiển nhiên, nhưng chỉ hiển nhiên khi tồn tại một bản mô tả đã duyệt để đối chiếu. Không có nó, mọi cuộc trao đổi về sau đều dựa vào trí nhớ của hai bên, và trí nhớ thì luôn nghiêng về phía người đang nhớ.
Mẹo rẻ nhất của việc này: hôm duyệt giao diện, chụp màn hình toàn bộ các mẫu trang đã duyệt, đặt tên tệp có ngày, gửi qua email cho cả hai bên giữ. Mười phút, và nó thay thế được vài buổi tranh luận sau đó.
Hai câu nên hỏi thêm:
- Bảo hành tính từ ngày nào — ngày bàn giao kỹ thuật hay ngày website chạy chính thức? Hai mốc này có khi cách nhau cả tháng vì chờ nội dung.
- Việc gì làm mất bảo hành? Câu trả lời thường gặp là "bên thứ ba can thiệp mã nguồn". Nếu bạn định tự cài thêm tiện ích hay tự sửa giao diện, hỏi rõ ngay bây giờ, đừng để tới lúc có sự cố mới biết.
6. Chi phí duy trì từ năm thứ hai
Năm đầu thường đã gộp sẵn trong hợp đồng nên không ai để ý. Năm thứ hai mới là lúc chủ doanh nghiệp phát hiện website có những khoản chạy hằng năm.
Bốn khoản thường tách rời nhau, nên hỏi từng khoản một thay vì hỏi chung "phí duy trì bao nhiêu":
- Tên miền — gia hạn hằng năm, ai là người gia hạn, nhắc bạn trước bao nhiêu ngày.
- Lưu trữ (hosting) — gia hạn theo kỳ, và có thể đổi mức nếu lượng truy cập tăng.
- Chứng chỉ bảo mật — nhiều nơi cấp miễn phí và tự gia hạn, nhiều nơi thì không; hỏi cho biết bạn thuộc nhóm nào.
- Chăm sóc, cập nhật, sao lưu — đây là khoản dễ bị hiểu nhầm nhất, vì có đơn vị gộp vào "duy trì", có đơn vị tính riêng theo tháng.
Hai câu hỏi phụ đáng giá: nếu bạn không gia hạn dịch vụ chăm sóc thì website có tiếp tục chạy không (thường là có, nhưng nên nghe câu trả lời bằng lời), và nếu muốn chuyển sang đơn vị khác thì bàn giao lại theo quy trình nào.
7. Tốc độ và hiển thị trên điện thoại
Cam kết "website tải nhanh, chuẩn di động" xuất hiện trong hầu hết báo giá và gần như không có cách nào kiểm chứng. Nếu bạn muốn nó có ý nghĩa, phải đổi nó thành thứ đo được, và thống nhất đo bằng gì, trên trang nào, ở tình trạng nào.
Vài mốc tham chiếu công khai để hai bên cùng nhìn vào:
- Bộ chỉ số trải nghiệm trang của Google khuyến nghị thời điểm hiển thị khối nội dung lớn nhất (LCP) từ 2,5 giây trở xuống, và điều quan trọng thường bị bỏ qua: đo ở phân vị 75 của lượt tải, tách riêng máy tính và điện thoại — theo tài liệu web.dev về LCP. Nói cách khác, một lần đo đẹp trên máy của bên làm web không chứng minh được gì.
- Google dùng bản dành cho điện thoại của trang để lập chỉ mục và xếp hạng, theo tài liệu Google Search Central về mobile-first indexing. Vì vậy bản điện thoại thiếu nội dung so với bản máy tính không chỉ là chuyện thẩm mỹ.
- Cách làm phổ biến hiện nay là thiết kế web đáp ứng: một bản nội dung duy nhất, bố cục co giãn theo màn hình.
Chi tiết nghề ở mục này: nghiệm thu tốc độ khi trang chưa có nội dung thật là nghiệm thu một trang khác. Một trang chủ trống đo lúc nào cũng nhanh; nhồi vào đó mười ảnh sản phẩm chụp bằng điện thoại chưa nén, ba đoạn video nhúng và một khung bản đồ thì con số đổi hẳn. Nếu muốn cam kết tốc độ có giá trị, hãy thống nhất đo sau khi nội dung thật đã lên, trên điện thoại thật chứ không phải cửa sổ trình duyệt thu nhỏ, và nói rõ đo trang chủ hay trang chi tiết sản phẩm — hai trang này thường chênh nhau rất nhiều.
8. Nếu dừng giữa chừng thì sao
Không ai muốn nghĩ tới lúc ký, nhưng đây là điều rẻ nhất để thống nhất trước và đắt nhất để bỏ qua. Dự án có thể dừng vì nhiều lý do bình thường: doanh nghiệp đổi hướng, người phụ trách nghỉ việc, ngân sách chuyển sang việc khác.
Ba câu nên có câu trả lời trước:
- Dừng ở mỗi giai đoạn thì bàn giao cái gì? Đang ở bước thiết kế thì có file thiết kế không; đang ở bước lập trình thì có phần mã nguồn đã làm không.
- Tài khoản tên miền, hosting xử lý thế nào trong lúc đó? Nếu điều 3 đã làm đúng thì câu này gần như tự trả lời.
- Thanh toán theo giai đoạn được chia thế nào? Bản thân việc chia mốc thanh toán theo giai đoạn nghiệm thu đã là một cách giảm rủi ro cho cả hai bên, vì không bên nào phải đi trước quá xa.
Đây cũng là chỗ rõ nhất mà bạn nên hỏi người có chuyên môn pháp lý nếu hợp đồng có giá trị lớn — bài này chỉ liệt kê những câu nên hỏi, không nói điều khoản nào có hiệu lực ra sao.
Bảng tóm tắt: 8 câu hỏi nên hỏi trước khi ký
| # |
Điều cần thống nhất |
Câu hỏi cụ thể nên đặt ra |
Dấu hiệu hai bên chưa hiểu giống nhau |
| 1 |
Phạm vi |
Bao nhiêu mẫu giao diện, bao nhiêu vòng sửa, một vòng là gì? |
Báo giá chỉ ghi "trọn gói", không có con số đếm được |
| 2 |
Nội dung, ảnh |
Ai viết chữ, ảnh lấy từ đâu, mốc chốt nội dung ngày nào? |
Không có mốc nội dung riêng trong lịch |
| 3 |
Tên miền, hosting |
Chủ thể đăng ký là ai, tôi đăng nhập được không? |
Câu trả lời là "để bên em lo hết cho tiện" |
| 4 |
Bàn giao |
Danh sách bàn giao có nằm trong hợp đồng không? |
"Tới lúc đó bàn giao đầy đủ cho anh chị" |
| 5 |
Bảo hành |
Cái gì là lỗi, cái gì là yêu cầu mới, tính từ ngày nào? |
Chỉ ghi số tháng, không có định nghĩa lỗi |
| 6 |
Năm thứ hai |
Bốn khoản duy trì gồm những gì, ai nhắc gia hạn? |
Hợp đồng không có dòng nào về năm sau |
| 7 |
Tốc độ, di động |
Đo bằng chỉ số nào, trang nào, sau khi có nội dung thật chưa? |
Cam kết bằng tính từ: "nhanh", "chuẩn di động" |
| 8 |
Dừng giữa chừng |
Mỗi giai đoạn dừng thì bàn giao cái gì? |
Không ai muốn nói tới, để trống |
3 dấu hiệu báo giá đang thiếu thứ sẽ phát sinh sau
Đây không phải dấu hiệu báo giá "rẻ" hay "đắt" — bài này không bàn mức giá. Đây là ba dấu hiệu cho thấy bản báo giá chưa mô tả đủ công việc, tức là phần thiếu sẽ quay lại dưới dạng phát sinh.
Dấu hiệu 1: báo giá không có đơn vị đếm nào. Đọc hết một trang báo giá mà không tìm thấy một con số đếm được — bao nhiêu mẫu giao diện, bao nhiêu vòng sửa, bao nhiêu trang nội dung, bao nhiêu ngôn ngữ, bao nhiêu biểu mẫu — thì phạm vi chưa được xác định. Không phải vì bên báo giá thiếu thiện chí, mà vì chính họ cũng chưa hình dung hết việc.
Dấu hiệu 2: không có dòng nào về năm thứ hai. Website là thứ chạy liên tục sau khi bàn giao. Một bản báo giá chỉ mô tả giai đoạn làm mà không nhắc gì tới gia hạn tên miền, lưu trữ, chứng chỉ, cập nhật là bản báo giá mới kể một nửa vòng đời.
Dấu hiệu 3: chữ "chuẩn SEO" đứng một mình. Bốn chữ này có thể có nghĩa là cấu trúc kỹ thuật đúng chuẩn, cũng có thể có nghĩa là viết bài đều đặn hằng tháng — hai khối lượng công việc rất khác nhau. Nếu báo giá không nói ai viết bài, viết bao nhiêu bài, trong bao lâu, thì đó là chỗ sẽ phải thương lượng lại sau khi ký.
Viết bằng thứ đo được, đừng viết bằng tính từ
Nếu phải rút cả bài này thành một câu, thì là câu này: mỗi khi trong hợp đồng xuất hiện một tính từ, hãy thử đổi nó thành một con số hoặc một cách kiểm tra.
- "Giao diện đẹp, hiện đại" → đổi thành: duyệt trên bản thiết kế cụ thể, có ngày duyệt.
- "Tải nhanh" → đổi thành: một chỉ số, đo ở đâu, đo trang nào, đo sau khi có nội dung thật.
- "Bảo hành dài hạn" → đổi thành: bao nhiêu tháng, tính từ ngày nào, lỗi được định nghĩa thế nào.
- "Bàn giao đầy đủ" → đổi thành: danh sách từng mục, ký xác nhận từng mục.
- "Hỗ trợ nhiệt tình" → đổi thành: kênh nào, giờ nào, bao lâu phản hồi.
Cách thử này không đòi hỏi bạn hiểu kỹ thuật. Nó chỉ đòi hỏi bạn đọc chậm lại một lượt và khoanh tròn mọi tính từ. Chỗ nào không đổi được thành thứ đo được, chỗ đó là chỗ hai bên đang mặc định hiểu giống nhau mà chưa chắc đã giống.
Câu hỏi thường gặp
Hợp đồng làm website nên dài bao nhiêu trang? Độ dài không nói lên điều gì. Một hợp đồng ba trang có phụ lục liệt kê rõ mẫu giao diện, vòng sửa, danh sách bàn giao thì chặt chẽ hơn hẳn một hợp đồng mười trang toàn câu chữ chung chung. Nếu phải chọn chỗ để đọc kỹ, hãy đọc phụ lục phạm vi trước phần điều khoản.
Bên làm web yêu cầu tạm ứng trước, có bình thường không? Tạm ứng theo giai đoạn là thông lệ phổ biến trong ngành dịch vụ, vì bên làm phải bố trí người ngay từ đầu. Điều đáng quan tâm không phải là có tạm ứng hay không, mà là các mốc thanh toán tiếp theo có gắn với mốc nghiệm thu cụ thể hay không.
Tôi không rành kỹ thuật, làm sao biết mình đang ký cái gì? Không cần rành kỹ thuật, chỉ cần đếm và hỏi. Đếm số mẫu giao diện, số vòng sửa, số mục bàn giao; hỏi ai làm nội dung, tên miền đứng tên ai, năm sau tốn những khoản nào. Tám điều trong bài này đều trả lời được bằng tiếng Việt thường, không cần thuật ngữ.
Nếu đã lỡ ký mà hợp đồng không ghi rõ những điều này thì sao? Phần lớn các mục vẫn thống nhất bổ sung được bằng một biên bản hoặc phụ lục, nhất là khi dự án còn đang chạy và quan hệ hai bên còn thuận lợi. Việc nên làm ngay là ngồi lại liệt kê danh sách bàn giao và định nghĩa vòng sửa, trước khi tới giai đoạn nghiệm thu.
Có nên dùng mẫu hợp đồng tải trên mạng không? Mẫu tải về hữu ích ở chỗ nhắc bạn những mục không nên thiếu, nhưng phần quyết định của một dự án website nằm ở phụ lục mô tả công việc — thứ mà không mẫu chung nào viết hộ được, vì nó phụ thuộc vào đúng dự án của bạn. Với hợp đồng giá trị lớn, nên nhờ người có chuyên môn pháp lý xem lại câu chữ.
Cần một bản mô tả công việc rõ ràng trước khi ký?
Nếu bạn đang cầm một báo giá và không chắc nó đã mô tả đủ việc hay chưa, gửi cho chúng tôi xem giúp cũng được — kể cả báo giá của đơn vị khác. Bạn sẽ nhận lại danh sách những chỗ nên hỏi lại trước khi đặt bút.
Xem thêm cách chúng tôi làm dự án ở trang dịch vụ công nghệ, hoặc liên hệ Creps để trao đổi trực tiếp về dự án của bạn.